Il est probable que plusieurs options de dispositifs vous soient offertes lorsque vous magasinez une solution de dispositif de consignation électronique (DCE) des heures de service.

Alors que certains fournisseurs proposent une solution clé en main qui inclut à la fois les aspects logiciel et matériel, d’autres n’offrent que le logiciel, que vous pouvez installer sur l’appareil de votre choix (téléphone intelligent, tablette grand public, etc.). L’offre technologique à travers l’industrie est si diversifiée que l’examen minutieux de chacune des alternatives peut se révéler une tâche épineuse.

L’une des manières d’aborder ce processus de prise de décision est de vous demander comment votre solution de DCE s’arrimera à la nature de vos opérations. Pour analyser vos besoins, vous devriez d’abord établir à quel point vos solutions de gestion de flotte représentent un élément crucial de la réussite de votre entreprise.

Avantages d’un dispositif par camion

Un fournisseur qui offre une tablette spécialement conçue pour les applications de DCE a mené des recherches à cet égard afin de vous aider à choisir le dispositif le mieux adapté à l’industrie du transport routier.

Une tablette conçue pour vos besoins

Un dispositif devrait être suffisamment robuste pour soutenir les rudes conditions d’utilisation inhérentes à l’industrie du transport. En moyenne, le pourcentage de pièces endommagées ou défectueuses sur des équipements robustes correspond à 2 % contre 15 % pour les produits grand public. D’autre part, les dispositifs robustes sont généralement remplacés tous les cinq ans, tandis que les dispositifs grand public doivent être remplacés tous les deux ans.

L’appareil que vous choisirez doit pouvoir soutenir de grandes variations de température ainsi que les vibrations en cabine. La batterie devrait aussi être de longue durée. Plus important encore, cet appareil doit pouvoir résister aux impacts. En cas de bris, non seulement cela représente des coûts de remplacement, mais le chauffeur ne peut plus procéder à la livraison de marchandises jusqu’à ce que vous lui ayez remis un dispositif fonctionnel.

Lorsque vous examinez les différentes alternatives offertes, assurez-vous que le modèle sur lequel s’arrête votre choix peut être fixé à l’intérieur de la cabine (tel que précisé dans la réglementation de la FMCSA) et être utilisé à l’extérieur pour prendre des photos de défectuosités sur le camion, scanner des codes-barres et recueillir des signatures électroniques. La caméra intégrée devrait également être munie d’un flash afin que le chauffeur puisse scanner des documents même lorsque l’éclairage ambiant est de faible intensité.

Le risque d’utiliser des appareils grand public

Les tablettes grand public n’ont pas été conçues pour les températures extrêmes et ne peuvent être laissées à l’intérieur d’un camion toute une nuit. Le chauffeur devra amener son appareil avec lui à la fin de son quart de travail, et s’il l’oublie à la maison à sa prochaine assignation, le gestionnaire de flotte devra lui fournir de l’équipement de rechange. Cela implique du travail supplémentaire sur cet équipement de remplacement, par exemple la configuration d’un compte d’utilisateur et le fait de s’assurer que l’interface avec l’enregistreur du camion soit adéquate. Ces tâches additionnelles peuvent générer de potentiels retards dans les livraisons.

Et même si le chauffeur se souvient d’amener avec lui son appareil grand public, il a toujours la responsabilité de jumeler ce téléphone ou cette tablette à son véhicule chaque fois qu’il change de camion et s’assurer de sélectionner le bon véhicule alors qu’il procède à cette opération. Considérant la charge de travail qui repose déjà sur les épaules des chauffeurs, ce genre d’erreur est plus fréquent qu’on le pense et peut mener à des rapports d’inspection en bordure de route jugés invalides en raison de l’incapacité de fournir les documents appropriés aux contrôleurs routiers. Lorsque vous optez pour une tablette provenant du fournisseur de DCE, chaque appareil peut être relié à un camion. La tablette peut demeurer à l’intérieur du camion, éliminant ainsi le risque qu’elle soit oubliée ou jumelée au mauvais véhicule.

Un seul point de contact

Si vous choisissez un dispositif autre que celui de votre fournisseur de solution de télématique, gardez en tête que vous devrez faire affaire avec trois entreprises différentes : le fabricant de votre téléphone ou tablette (Apple, Samsung, Garmin…), votre fournisseur de téléphonie cellulaire et votre fournisseur de télématique. Si un problème survient, il sera difficile d’identifier la partie responsable et de coordonner les efforts de remise en fonction entre les différents intervenants fournisseurs. Avec une solution clé en main, vous disposez d’un point de contact unique pour diagnostiquer toute anomalie technique qui pourrait survenir.

Gestion en continu de votre solution DCE

Un appareil grand public représente des efforts et des frais d’exploitation supplémentaires. Si vous décidez de changer pour un nouveau modèle de dispositif ou de mettre à niveau son système d’exploitation, vous devrez vous assurer que chacun des éléments est compatible avec les autres (systèmes d’exploitation de vos appareils et logiciel DCE par exemple).

Il convient de souligner que les fournisseurs de téléphones et tablettes grand public procèdent à des mises à niveau de leurs systèmes d’exploitation plusieurs fois par année. À titre d’exemple, Apple procède à dix mises à jour d’iOS par an et Google met à niveau le système d’exploitation de ses téléphones intelligents Pixel douze fois l’an. Si votre fournisseur de solution DCE fonctionne avec de multiples marques de dispositifs, vous devrez vous assurer qu’il teste la compatibilité de son système avec chacune des mises à niveau de chacun des systèmes d’exploitation. À l’opposé, un fournisseur de solution clé en main offrant un nombre limité d’appareils peut se permettre de consacrer davantage de ressources à l’assurance qualité et d’accroître la fréquence des versions qui sont mises en marché.

Tirez le maximum de l’implantation des DCE                      

Les solutions DCE sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise. Toute défaillance de cette solution entraîne des dépenses significatives (spécialistes de l’informatique, mécaniciens, opérations compromises, etc.). Un dispositif provenant de votre fournisseur peut être plus coûteux au départ; toutefois il présente des avantages indéniables à long terme. Avec une solution clé en main, vous optez pour un produit qui a été conçu pour les besoins spécifiques de l’industrie du transport par camion. Une tablette robuste provenant de votre fournisseur est accompagnée d’une assurance qualité. Plutôt que d’avoir à négocier avec trois différents intervenants fournisseurs, vous avez accès à une équipe de soutien pour toute la durée de votre contrat.

Cela dit, il convient de souligner qu’un chauffeur peut accéder à sa liste de livraisons avec n’importe quel navigateur, à partir de n’importe quel appareil. Il demeure néanmoins crucial de choisir un appareil fiable et capable de contribuer à la saine gestion de vos affaires et d’étudier avec précaution les diverses avenues de solution offertes sur le marché.

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